باستخدام الفواتير الإلكترونية، لم تعد الشركات بحاجة إلى إنشاء فواتير ورقية أو إنشاء بي دي اف من أجل طباعتها أو نشرها أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني، ولم يعد المشترون بحاجة إلى إدخالها يدويًا في نظامهم المالي.
تتميز الفواتير الإلكترونية بأنها تُحسن الدقة والأمان وتقلل من وقت العملية وتسرع من عملية المدفوعات.
توفر الفواتير الإلكترونية فوائد كبيرة لكل من المُرسل والمستلم. على الرغم من أنه قد يبدو أن المستلمين يستفيدون أكثر، إلا أن اعتماد الفواتير الإلكترونية يمثل تقدمًا كبيرًا في إدارة الفواتير لكلا الجانبين. حيث يعد الاستثمار في أنظمة الفواتير الإلكترونية مربحًا للغاية ويمكن أن يكون الخطوة الأولى لإكمال رقمنة الأعمال، وهي خطوة أساسية لضمان قدرتها التنافسية.
قبل مناقشة فوائدها، لنلقي نظرة عامة سريعة على ماهية الفاتورة الإلكترونية بالضبط. الفاتورة الإلكترونية تعد معادلة لفاتورة ورقية لها نفس القيمة القانونية. ولكي تعتبر الفاتورة " فاتورةً إلكترونية"، يجب :
1. أن يتم إنشاء الفاتورة بتنسيق إلكتروني قياسيّ.
2. أن يتم إرسالها إلكترونيًا: أي يجب إرسالها واستلامها عن طريق أجهزة الكمبيوتر.
3. الامتثال لمعايير النزاهة والأصالة. ,لهذا السبب، تخضع الفواتير الإلكترونية لإجراءات توقيع إلكتروني مختلفة.
10 فوائد للفواتير الإلكترونية
1. توفير التكلفة المباشرة
تقوم الفواتير الإلكترونية بتوفير التكلفة من خلال التخلص من استخدام الورق في طباعة الفواتير وترحيلها وأرشفتها.
2. تقليل التأثير البيئي
يقلل استخدام الفواتير الإلكترونية من التأثير البيئي من خلال التخلص من الورق وانبعاثات ثاني أكسيد الكربون أثناء النقل، مما تعد ميزة جدا مهمة.
3. أتمتة وتكامل عمليات استلام الفواتير
تسمح الفواتير الإلكترونية بأتمتة وتكامل استلام الفواتير. حيث يمكن للفاتورة الإلكترونية، أن تتكامل تلقائيًا مع أنظمة المحاسبة، مما يجعلها جاهزة للدفع دون أي تدخل بشري.
4. زيادة الإنتاجية
تعمل الإدارات على زيادة إنتاجيتها من خلال أتمتة عمليات الفواتير، مما يسمح للموظفين بتحويل انتباههم الأكبر إلى المهام ذات القيمة المضافة. ويوجد العديد من الإحصائيات التي أشارت إلى مدى زيادة الإنتاجية في الشركات التي قامت بالاعتماد على الفاتورة الالكترونية في عملها.
5. زيادة الكفاءة والقضاء على الأخطاء البشرية
زيادة الكفاءة والقضاء على الأخطاء البشرية هي نتائج أتمتة وتكامل الفواتير. يتم إرسال الفواتير الإلكترونية تلقائيًا بين المُرسل والمستلم.
بالنظر إلى هذا الخيار، لا تُستمد أكبر الفوائد الاقتصادية من المدخرات في المواد المطبوعة، ولكن بالأحرى من الأتمتة الكاملة ودمج عملية الفوترة بين شركاء الأعمال، وذلك بدايةً من أمر الشراء إلى الدفع.
6. تقليل أوقات إنجاز الفاتورة
تؤدي الفواتير الإلكترونية إلى تقصير وقت استلام الفاتورة والدفع. تتضافر كفاءة عمليات إصدار واستلام الفواتير، وفوريتها، والقضاء الفعلي على الأخطاء في إنشائها وتسجيلها، وذلك من أجل توفير الوقت.
7. قدر أكبر من الأمن
يتم إرسال الفواتير الإلكترونية من خلال شبكات أو بروتوكولات خاصة مثل AS2 و FTPS وخدمات الويب وشبكات VAN وما إلى ذلك. بالإضافة، يتم ضمان أصل الفواتير الإلكترونية وأصالتها من خلال أنظمة التوقيع الإلكتروني هذه.
8. آليات تخزين رشيقة و آمنة وقانونية
تتطلب الفواتير الإلكترونية آليات تخزين مرنة وآمنة وقانونية. حيث يتم تخزين المستندات الأصلية الموقعة بشكل آمن للفترة التي تحددها التشريعات ذات الصلة في الأمر، مما يقلل من تكاليف التخزين ويسمح للمستخدمين باستشارة الفواتير السابقة عبر الإنترنت.
9. القضاء على مخاطر الخسارة
يتم التخلص من مخاطر فقدان المستندات الورقية بفضل التخزين الآمن الذي تتميز به الفواتير الإلكترونية وتوافرها عبر الإنترنت.
10. الخطوة الأولى نحو الرقمنة
الفاتورة الإلكترونية هي الخطوة الأولى لإكمال رقمنة عملك. حيث تعد حلول الفواتير الإلكترونية قابلة للتطوير. بمجرد تنفيذ تقنية التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) لتبادل الفواتير الإلكترونية، يمكن من خلالها دمج العديد من أنواع الرسائل الأخرى.
وفي النهاية، من الجدير بالذكر أن من مميزات الفواتير الإلكترونية أنها تتيح الاحتفاظ بالكثير من التفاصيل حول كل فاتورة، مما يوفر رؤية أفضل من خلال عملية الفوتَرة. هذا يدعم التحليل والتنبؤ والتخطيط والميزانية، مما يتيح إدارة مالية أكثر دقة.
يستحيل فقدان الفواتير الإلكترونية، وتقليل مخاطر الفواتير المزيفة أو المخترقة، وتقليل فرصة اعتراض الفواتير الورقية. حيث يتم التحقق من صحة تفاصيل المرسل والمستقبل، والاحتفاظ بسجلات التدقيق، ويتم اتباع بروتوكولات صارمة لضمان بقاء الفواتير آمنة أثناء إرسالها عبر الشبكة، لتوفير مزيد من الدقة والأمان وراحة البال.
